Zvládla státní správa home office při koronakrizi?

21. 08. 2020 — Koronavirová krize přinesla i několik nečekaných důsledků. Jedním z nich bylo, že si spousta lidí i firem „nedobrovolně“ vyzkoušela práci z domova. Zajímalo mě, jak si v porovnání s firmami vedla naše státní správa. Napsal jsem proto dopis několika úřadům a pro porovnání i pár malým a středním firmám. Některé úřady se nové situaci efektivně přizpůsobily, u jiných nedošlo k téměř žádné změně.

Home office je společně s flexibilními úvazky příležitost, jak zvýšit efektivitu práce nebo usnadnit návrat návrat maminek a tatínků z rodičovské dovolené. Byl bych rád, kdyby se tak v přiměřené míře stalo i ve veřejné správě, proto mě velmi zajímala přímá zkušenost úřadů.

Kde to úřady zvládly

Potěšily mě zejména odpovědi ministerstev. Na ministerstvu průmyslu a obchodu (MPO) pracovalo na home office v různém rozsahu až 55 % zaměstnanců, na ministerstvu pro místní rozvoj dokonce 85 %.

MPO ve své odpovědi specifikovalo, že díky krizi začali používat programy Microsoft OneDrive aTeams, a že očekávají jejich další využití v budoucnu. Zároveň zde v některých odborech fungovala koordinace úředníků, kdy byl např. fyzicky přítomný jeden z nich, který s ostatními útvary řešil jejich potřeby a následně distribuoval úkoly mezi úředníky na home office. MPO také přistoupilo k zavádění dvoufaktorového ověření při vzdáleném přihlášení, například skrz OTP token nebo aplikaci v telefonu. To jednoznačně chválím, protože důraz na zabezpečení citlivých dat je nezbytný.

Problémem zůstává nedostatek vybavení a také administrativní náročnost, kdy je potřeba s každým zaměstnancem nejprve uzavřít dohodu o výkonu práce z domova. Toto se ale netýká jen státní správy, ale každého zaměstnaneckého poměru.

Od ministerstva zemědělství jsem obdržel jen neurčitou odpověď, že k práci z domova a k rotování zaměstnanců dochází. Jako nedostatky zmiňuje ministerstvo nízkou vybavenost, otázku bezpečnosti a také problém kontroly vykonané práce.

Také Úřad práce se alespoň částečně dokázal přizpůsobit nečekaným podmínkám. Podle jejich informací pracovala z domova přibližně ⅓ zaměstnanců.

Kde se nestalo vůbec nic

Přechod na bezpečnější režim práce z domova naopak nezvládla Česká správa sociálního zabezpečení (ČSSZ) nebo Generální finanční ředitelství (GFŘ). Jako jediné opatření zmínilo GFŘ, že došlo ke zrušení služebních cest (což je dost pochopitelné) a školících akcí. Plošnému využití home office prý bránila zejména otázka zabezpečení citlivých dat, se kterými GFŘ pracuje. ČSSZ jako důvod zmínila „nezbytný přístup k fyzickým dokumentům a k aplikacím“.

Tyto příklady bohužel demonstrují tristní úroveň digitalizace na některých českých úřadech. Elektronizace procesů buď vůbec neproběhla, nebo proběhla špatně a systémy nejsou řádně zabezpečeny pro vzdálený přístup.

A co soukromníci?

Pro porovnání jsem oslovil i několik malých a středních českých firem. Ty se nové situaci přizpůsobily lépe, jednoduše proto, že musely.

Od personální firmy Předvýběr jsem obdržel výsledky průzkumu, podle kterého home office využívala až třetina zaměstnanců. Výzkum ale také potvrdil, že home office není pro každého: téměř polovině respondentů se na home office pracovalo hůře než v práci. Efektivita práce z domova tedy záleží na prioritách daného zaměstnance a taky na typu práce.

To mi potvrdil i šéf účetní firmy Altaxo, pan Kubáň, který také zdůraznil nutnost kontrolních nástrojů jako např. standardizovaných výkazů práce. Podle jeho názoru by home office v kombinaci s částečnými úvazky dokázal do systému přilákat kvalitativně lepší pracovníky. To je problémem i veřejné správy, kde rigidní pracovní podmínky mohou být pro potencionálně kvalitní zaměstnance nepřekonatelnou bariérou.

Co s tím?

Ideálem je vytvořit takovou organizaci veřejné správy, aby co nejvíce úředníkům umožňovala flexibilně pracovat nezávisle na fyzickém místě. Je to výhodné nejen v případě pandemie, či skloubení pracovního života s péčí o rodinu, ale pomůže to i v mnoha jiných oblastech. Například tolik diskutované vylidňování venkova lze částečně řešit tím, že zaměstancům a zaměstnankyním umožníme alespoň část času pracovat na dálku. Home office je pro některé preferovanou formou práce a benefity přináší i zaměstnavatelům. Lze tak ušetřit na fyzických pracovních místech, nájmech, úklidu i kafi.

Samozřejmě toto nelze aplikovat u všech pracovních pozic. Musí zůstat funkční hustá síť kontaktních pracovišť, aby si i lidé, kteří nechtějí komunikovat digitálně, mohli zařídit na úřadech vše potřebné jako dosud. Jak toho docílit?

  • Důsledně digitalizovat procesy ve veřejné správě. Nikoliv metodou přepisování papírových postupů do digitálního světa, ale skutečně promyšlenou transformací s využitím možností, které mobily, počítače a internet dnes nabízí tak, aby proces byl opravdu efektivní.
  • Zrušením místní příslušnosti u agend, kde stále zůstává (například správa sociálního zabezpečení).
  • Sloučení kontaktních pracovišť pro více agend tak, aby zůstali široce dostupné a mohli být i v menších obcích.

Po home office i korespondenční volba?

Opět se ukázalo, že z nečekané situace mohou zapříčinit vznik nových inovací nebo jejich urychlení. Kromě práce na dálku je dalším příkladem otázka voleb. Možná se tak díky covidu dočkáme zavedení nových způsobů volby, jako třeba korespondenčního hlasování. To navrhoval Vojta Pikal už před víc jak rokem. Bohužel ministerstvo vnitra náš návrh pro podzimní krajské volby nepřijalo, ale uvidíme co za rok.