Předpoklady úspěšné digitalizace státu

Každý by si přál moderní a digitalizovaný stát, přesto všechny dosavadní pokusy o digitalizaci byly velmi rozpačité či je dokonce možné je považovat vysloveně za ukázku špatného přístupu. V čem je tedy problém, když poptávka po digitalizaci existuje? Co vše je potřeba, aby se digitalizace povedla? Digitalizace státu zdaleka není jen o technologiích. Ty jsou dnes dostupné, jinak bychom nemohli mít komplexní služby, jakými jsou například Facebook či Google aplikace. Složitější je část pod povrchem, což jsou samotné procesy, které k digitalizaci vedou. Těch máme hned několik druhů:

• Legislativa

  Legislativou nejsou myšleny pouze zákony, nýbrž i další předpisy a dokumenty, které určují postup digitalizace, jako jsou směrnice, koncepce, strategické dokumenty a stanoviska. Legislativa spojená s digitalizací a e-governmentem obecně je tedy značně rozsáhlá a komplexní, což při realizaci digitalizace představuje značná úskalí při snaze ji dodržet.

• Interní procesy

  V úřadu, kde digitalizace probíhá, je nutné zaměstnance motivovat ke kvalitním a dotaženým řešením. To se však mnohdy neděje. Úředníci musí také dobře znát agendu vykonávanou úřadem, aby mohli pomoci při mapování procesů, které je možné převést do digitální a více automatizované podoby.

• Vznik zadání

  Zadání samozřejmě určuje celý projekt. Pokud i velmi dobrý tým dostane špatné zadání, existuje vysoké riziko selhání. V politice to platí dvojnásob. Projekty se mnohdy zadávají čistě tak, aby se měl politik vedle čeho fotit a o čem mluvit v televizi, nikoliv tak, aby v budoucnu sloužily občanům či úředníkům.

• Veřejné zakázky

  Zadávací řízení, která určují způsob nákupu daných řešení a směřují k výběru dodavatelů pro veřejné zakázky, jsou vzhledem k zákonným omezením a povětšinou nedostatečným zadáním další překážkou úspěšné digitalizace. Je nesmírně složité soutěžit software na kvalitu, protože stanovení hodnotících kriterií je činnost náročná na odbornost. Proto se často dává přednost jednoduchým zadáním a soutěžím na cenu, což pak má samozřejmě negativní výsledek na finální produkt.

Největší výzvou je tedy častá nedostatečná odbornost odpovědných pracovníků a již zmíněné zadání. Zadavatel a manažeři projektu si proto musí správně určit kriteria. Základním kritériem by rozhodně měla být proveditelnost požadovaného úkonu. To se může zdát jako automatický požadavek, nicméně praxe ukazuje, že se často nedaří naplnit ani základní funkcionality požadovaného systému, jak lze ilustrovat kupříkladu na výdeji elektronického receptu. Stanovení klíčových ukazatelů výkonnosti (KPI), které pomohou s bližší definicí požadovaného výsledku a sledovaného cíle, je pro projekty digitalizace naprosto nezbytné.

Mezi podstatná kritéria projektů digitalizace patří:

• udržitelnost systému

  Systémy musí být dostatečně udržitelné, aby bylo možné zajistit jejich bezproblémový provoz. Udržitelnost, kterou se rozumí dlouhodobá údržba a podpora, musí zohledňovat nejen zajištění financování na provoz systému, ale i využívání standardizovaných komponent.

• uživatelská přívětivost

  Budoucí uživatelé musí být schopni systémy či aplikace snadno a rychle využívat. Je možné se orientovat kupříkladu dle počtu interakcí nebo „kliknutí“, které jsou po uživateli vyžadovány.

• využití již existujících dat

  Vyhnutí se duplicitnímu sběru dat a s tím spojená úspora nákladů by měla být v rámci digitalizace samozřejmostí. Strategické materiály vlády s tím již počítají, je ale třeba prostřednictvím prováděcích předpisů poskytnout rámec pro jejich plnění.

• možnosti integrace dalších služeb

  Je nutné zvážit podobnost některých procesů a jejich digitalizaci provádět koordinovaně. Kupříkladu vydávání pasu a občanského průkazu by bylo možné považovat za stejnou agendu a spojit a s tím k digitalizaci těchto služeb přistupovat.

• přiměřený výkon

  Při pořizování nového systému je také potřeba přiměřeně posoudit jeho požadovaný výkon. Často dochází k situacím, kdy se pořizuje přehnaně výkonný systém pro velmi jednoduché úkony, který navíc bývá doprovázen i nutností nákupu nového hardware. Opačným příkladem je pak podcenění zátěže systému, kdy stávající vybavení není schopné požadovanou funkcí zajistit.

Daleko nejproblematičtějším kritériem je však cena pořizovaného systému. U zakázek na informační technologie je vždy třeba spočítat kompletní náklady na projekt a jeho provoz (TCO). K tomu je zapotřebí vyčíslit nejenom samotné vytvoření systému a jeho uvedení do provozu, ale i celkové náklady úřadu či organizace na zpracování a vypsání veřejné zakázky, dlouhodobé náklady na údržbu, nároky na hardware, které se do celkové ceny rovněž promítnou, poplatky za využité technologie (například licenční poplatky za databázi, kterou dodavatel vyžaduje) a další faktory. Mezi tyto faktory spadají například zvláštní poplatky za konfiguraci nebo servisní zásahy, které výrazně přispívají k nárůstu ceny.

Z praxe víme, že již tato základní kriteria není vůbec jednoduché naplnit. Hlavním problémem zpravidla bývá skutečnost, že při přípravě veřejných zakázek mají státní zaměstnanci často obavu z přípravy zadání. K tomu je dokonce navádí i zákon, který jim doporučuje vycházet při přípravě zadání z předchozích zadání ke stejné zakázce. Dávají proto často přednost co nejjednodušším podkladům a mechanismům hodnocení zadávacího řízení, které už z principu upřednostňují hotové komerční produkty. Ty však v dlouhodobém horizontu častokrát neplní požadované funkce, případně jsou s nimi spojena rizika vysokých licenčních poplatků nebo monopol jednoho dodavatele. Tento způsob přípravy a výběru dodavatele zároveň nezohledňuje předchozí, třeba i negativní zkušenosti s jeho produkty.

Digitalizace může proběhnout úspěšně jen tehdy, když se k její realizaci bude přistupovat poctivě a pečlivě. Je proto nutné, aby příslušné resorty poskytly maximální možnou součinnost a metodickou podporu podřízeným organizacím a samy šly při digitalizaci státní správy příkladem.